Stato documenti

Lo stato dei documenti è vincolante al fine delle operazioni eseguibili sul documento stesso. I documenti possono assumere i seguenti stati:

· Libero: tutti i documenti si trovano nello stato di Libero nel momento in cui vengono inseriti. Lo stato “Libero” è acquisibile anche a seguito del “Rimuovi emissione” del documento. E’ l’unico tipo di stato che permette la modifica del documento o la sua eliminazione.

· Ufficializzato: i documenti assumono automaticamente tale stato dopo aver eseguito l’operazione di Emissione. (solo i documenti non contabilizzabili in prima nota o in valuta)

· Pronto per contabilità: tale stato viene acquisito con l’Emissione se si tratta di documenti in valuta di competenza che prevedono la possibilità di essere contabilizzati in Prima nota. Per i documenti emessi in valuta viene acquisito dopo l’assegnazione del cambio.

· Contabilizzato: possono assumere questo stato solo documenti che prevedono la possibilità di essere contabilizzati in Prima nota, dopo che è stata eseguita la funzione di “Contabilizzazione”. Generalmente si tratta di: Fatture, Fatture immediate, Note di accredito e Note di addebito emesse e ricevute.

Stato documenti	Operazioni eseguibili	Operazioni da eseguire per la modifica
Libero	Emissione Stampa (Prova senza calcolo totali) Evasione (solo Ordine e Conferma ordine)	Nessuna
Ufficializzato (non evaso)	Stampa Evasione	Rimuovi emissione
Ufficializzato (in evasione o evaso)	Stampa (Ristampa) Evasione	Cancellazione dei documenti generati e “Rimuovi emissione”
Pronto per Contabilità	Contabilizzazione Creazione scadenze da documenti	Eliminazione cambi Rimuovi emissione
Contabilizzato	Nessuna	Annullamento registrazione in PN Eliminazione cambi Rimuovi emissione

Per ognuno di questi “stati” si affianca un’altra caratteristica del documento ovvero la condizione di Aperto, Evaso, In evasione.

Tale condizione deriva dalla lettura dello stato delle righe del documento; pertanto se in un documento è presente almeno una riga non evasa, la condizione di tale documento risulterà essere “In evasione”.

Riepilogo modalità di evasione

I documenti possono essere evasi da testata documento tramite il menù Operazioni, funzione Evasione oppure tramite funzioni presenti a menù (Crea con filtro, Evasione per Spedizione, Creazione guidata).

Attenzione: i documenti ricevuti sono evadibili solo tramite le elaborazioni di tipo Creazione con filtro.

Riepilogo relazioni documenti

Ogni documento emesso o ricevuto a seconda della tipologia di appartenenza può generare altri documenti. A seguito della generazione viene creato un collegamento tra documento generante e generato.

Da un documento di tipo Cliente si può generare un documento di tipo Cliente; da un documento di tipo Fornitore si può generare un documento di tipo Fornitore; da un documento di tipo Interno si può generare un documento di tipo Interno o Fornitore.

Riepilogando:

Tipo documento generatore	Tipo documento generato
Documento Cliente	Documento Cliente
Documento Fornitore	Documento Fornitore
Documento Interno	Documento Interno Documento Fornitore