Gestione Protocolli (Numerazione ufficiale)
La funzione di emissione documenti, tra le altre operazioni, provvede ad assegnare il numero ufficiale al documento. Il numero e la data utilizzati vengono aggiornati nel profilo Protocolli.
L’assegnazione del numero è sequenziale, per effettuare un assegnazione diversa utilizzare la funzione di emissione Manuale.
Con entrambe le assegnazioni non è possibile associare un protocollo già esistente o con data inferiore alla data interna del documento. L’assegnazione Manuale non prevede l’aggiornamento del numero e ultima data protocollo.
Il numero di protocollo assegnato ad un documento ha sempre un legame con il tipo di registro, e l’attività svolta dall’azienda.
L’attività svolta dall’azienda viene assegnata in fase avviamento, ogni azienda può avere associate più attività; la liquidazione IVA periodica può essere eseguita per singola attività oppure per tutte le attività.
Ad ogni attività vengono associati i registri. Le tipologie di registro sono:
· Nessuno;
· Vendite;
· Acquisti;
· Corrispettivi;
· Bolle;
· Ordini;
· Sospensioni IVA (non gestito);
· Altro.
Il protocollo associato ad un documento è composto da un registro e da una sequenza per quel registro; son previsti due caratteri alfanumerici per il registro, uno per la sequenza e cinque per il numero del documento.
Protocollo:
|
Registro |
Sequenza |
Numero documento |
Protocollo |
|
XX |
X |
00000 |
XX X 00000 |
E’ possibile definire più protocolli per ogni registro o più sequenze per lo stesso registro.
Attenzione: i protocolli devono essere attivati per ogni esercizio.
Nella gestione dei protocolli i profili coinvolti sono:
· Attività svolte dalle aziende;
· Registri delle aziende;
· Esercizi;
· Protocolli.
Esempio di numerazione protocolli con sequenze diverse per lo stesso registro:
|
Tipologia registro |
Registro |
Sequenza |
Descrizione |
|
Vendite |
V0 |
0 |
Fatture Clienti |
|
|
V0 |
1 |
Note accredito Clienti |
|
|
V0 |
2 |
Note addebito Clienti |
Dati i seguenti documenti:
|
Protocollo |
Data |
Documento |
|
V0 0 00001 |
15/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 1 00001 |
15/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V0 0 00002 |
16/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00003 |
17/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 2 00001 |
18/06/2011 |
Note addebito Clienti |
|
V0 0 00004 |
18/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 1 00002 |
18/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V0 1 00003 |
19/06/2011 |
Note accredito Clienti |
Il registro IVA Vendite V0 riporta i documenti con la seguente sequenza:
|
Protocollo |
Data |
Documento |
|
V0 0 00001 |
15/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00002 |
16/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00003 |
17/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00004 |
18/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 1 00001 |
15/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V0 1 00002 |
18/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V0 1 00003 |
19/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V0 2 00001 |
18/06/2011 |
Note addebito Clienti |
Esempio di numerazione protocolli con registri diversi:
|
Tipologia registro |
Registro |
Sequenza |
Descrizione |
|
Vendite |
V0 |
0 |
Fatture Clienti |
|
|
V2 |
0 |
Note accredito Clienti |
|
|
V3 |
0 |
Note addebito Clienti |
Dati i seguenti documenti:
|
Protocollo |
Data |
Documento |
|
V0 0 00001 |
15/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V2 0 00001 |
15/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V0 0 00002 |
16/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00003 |
17/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V3 0 00001 |
18/06/2011 |
Note addebito Clienti |
|
V0 0 00004 |
18/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V2 0 00002 |
18/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V2 0 00003 |
19/06/2011 |
Note accredito Clienti |
Il registro IVA Vendite V0 riporta i documenti con la seguente sequenza:
|
Protocollo |
Data |
Documento |
|
V0 0 00001 |
15/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00002 |
16/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00003 |
17/06/2011 |
Fatture Clienti |
|
V0 0 00004 |
18/06/2011 |
Fatture Clienti |
Il registro IVA Vendite V2 riporta i documenti con la seguente sequenza:
|
Protocollo |
Data |
Documento |
|
V2 0 00001 |
15/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V2 0 00002 |
18/06/2011 |
Note accredito Clienti |
|
V2 0 00003 |
19/06/2011 |
Note accredito Clienti |
Il registro IVA Vendite V3 riporta i documenti con la seguente sequenza:
|
Protocollo |
Data |
Documento |
|
V3 0 00001 |
18/06/2011 |
Note addebito Clienti |
Stampa controllo protocolli
Questa funzione consente di controllare la correttezza dei protocolli utilizzati.
Viene verificata la successione dei numeri di protocollo assegnati ai documenti o utilizzati nelle registrazioni di prima nota .
Archivi utilizzati per il controllo:
|
Registro |
Controllo da Prima Nota |
Controllo da Documenti |
|
Vendite |
Si |
Si |
|
Acquisti |
Si |
Si |
|
Corrispettivi |
Si |
- |
|
Sospensioni IVA |
Si |
- |
|
Bolle |
- |
Si |
|
Ordini |
- |
Si |
|
Altro |
- |
Si |
I controlli eseguiti dalla stampa sono:
· Data. Segnalazione “Data non valida” se il numero è successivo rispetto ad una data precedente;
· Numero Protocollo. Segnalazione “Protocollo mancante”;
· Numero Protocollo. Segnalazione “Primo Protocollo”;
· Numero Protocollo. Segnalazione “Ultimo Protocollo”.
Protocolli presenti e segnalazioni possibili:
|
Data |
Numero |
Segnalazione |
|
02/01/2011 |
00 0 00001 |
Primo protocollo |
|
03/01/2011 |
00 0 00002 |
- |
|
04/01/2011 |
00 0 00003 |
- |
|
02/01/2011 |
00 0 00004 |
Data non valida |
|
|
00 0 00005 - 00 0 00008 |
Protocollo mancante |
|
06/01/2011 |
00 0 00009 |
- |
|
07/01/2011 |
00 0 00010 |
- |
|
08/01/2011 |
00 0 00011 |
- |
|
09/01/2011 |
00 0 00012 |
Ultimo protocollo |