Gestione Note Strutturate
Esistono delle informazioni, di varia natura, che vengono associate al cliente oppure ad un determinato documento.
Alcuni di questi dati, possono essere di fondamentale importanza per la spedizione della merce qualora il flusso aziendale preveda la gestione dei Piani di carico; in questo caso, non si tratta di semplici informazioni da scrivere sul documento ma dati vincolanti per modalità di spedizione, tipo di imballaggio, tempi di consegna ecc.. che se non rispettate potrebbero causare il mancato ritiro del materiale da parte del destinatario della merce.
Tali informazioni sono state identificate come “Note”.
Archivi coinvolti
Gli archivi coinvolti nella gestione delle note sono:
· Aspetto beni (Proposte, Documenti);
· Tipo sponda (Proposte, Documenti);
· Tipo camion (Proposte, Documenti);
· Anagrafica Cliente (Note);
· Documenti (Note, Varie);
· Stampa Documenti;
· Monitoraggio Ordini per Spedizione (Vendite, Spedizione merce, Spedizione);
· Utente Amministratore: Abilitazione Gestione Note (Sicurezza);
· Utente Amministratore: Gestione Note (Configurazione documenti).
Anagrafica Clienti: Note
In anagrafica del cliente esiste una sezione apposita per memorizzare le informazioni da riportare nei documenti o da utilizzare per la validazione del Piano di Carico in caso di spedizione di merce.
La nota può essere associata ad un particolare tipo di indirizzo, qualora non sia associata a nessuno si intende utilizzabile per tutti gli indirizzi dell’intestatario e destinatario merce.
Una nota può essere di tipo:
· Generica;
· Logistica;
· Commerciale.
Per ognuna di tali tipologie è possibile inserire più note e definire la sequenza di inserimento/stampa nei documenti.
Le informazioni che sono vincolanti al fine della spedizione della merce hanno i seguenti tipi di validazione:
· Nessuna: la nota viene impostata a valida;
· Automatica: è necessaria la validazione da parte dell’utente solo in caso di non validità della nota;
· Manuale: è sempre necessaria la validazione dell’utente anche se la nota è valida.
Se vengono aggiunte o modificate delle note in anagrafica cliente è necessario uscire e rientrare dall’applicazione documenti (qualora l’utente lavori con un browser aperto su anagrafica ed uno su documenti).
In caso di modifica della destinazione merce, se ci sono delle note inserite relative a quel destinatario merce, è necessario cancellare queste note e successivamente è possibile inserire il nuovo destinatario ed in questo caso verranno inserite (se ci sono) le note del nuovo destinatario merce.
Testo: è un testo libero privo di validazioni.
Giorni chiusura: contiene i giorni fissi di chiusura nei quali non è possibile consegnare la merce. Per la sintassi vedi sezione successiva.
Giorni della settimana contiene un’indicazione del periodo di apertura giornaliero nel quale è possibile consegnare. Per la sintassi vedi sezione successiva.
Note destina. merce: se il flag è attivo questa nota viene inserita nei documenti per i quali quel cliente viene utilizzato come destinatario merce.
Descr.tipo sponda: è il tipo di sponda richiesta dal destinatario merce relativa al camion che effettua la consegna della merce.
Descr. Tipo camion: tipologia di camion necessario per la spedizione della merce.
Asp.beni: aspetto esteriore della merce spedita.
Sintassi per validazione dati
Nell’inserire i valori nei campi relativi ai giorni, bisogna seguire una sintassi ben precisa per permettere alla funzione di validazione automatica di interpretarli.
Lunedì, Martedì ecc.:
· null (sempre aperto)
· 0 o x (sempre chiuso)
· 8 (dalle 8 in poi)
I periodi di apertura (da ;a e da ;a ) vengono separati dal segno ‘ ; ’ con un’interpretazione come negli esempi sottostanti:
· 8.30;12 (dalle 8.30 alle 12)
· 8.30;12;14 (dalle 8.30 alle 12 e dalle 14 in poi)
· 8.30;12;14;18.30 (dalle 8.30 alle 12 e dalle 14 alle 18.30)
Giorni Chiusura: il simbolo ‘ / ’ è il separatore giorno/mese/anno.
Le possibili sintassi per identificare il giorno sono : gg/mm o gg/mm/aaaa
es: 05/03 (chiuso 5 marzo)
es: 5/3 (chiuso 5 marzo)
es: 05/3/2006 (chiuso 5 marzo del 2006)
Il simbolo ‘ ; ’ è il separatore tra più giorni fissi di chiusura
es: 5/3;14/04; 15/8 (chiuso 5 marzo, il 14 aprile e il 15 agosto)
Il simbolo ‘ , ’ è il separatore per creare un periodo di chiusura (chiuso dal al)
es: 5/3,15/3 (chiuso dal 5 marzo al 15 marzo)
es: 5/3,15/3;10/8,20/8;25/12 (chiuso dal 5/3 al 15/3; chiuso dal 10/8 al 20/8; chiuso il 25/12)
Monitoraggio ordini per spedizione – validazione note
E’ da questa applicazione che viene eseguita la validazione delle note. In questa funzione è presente la pagina “Dettaglio note documento” dove è possibile visualizzare le note dei documenti e dove viene eseguita la validazione automatica e manuale.
Ogni volta che si accede a questa pagina viene eseguita la validazione automatica delle note.
In caso di fallimento della validazione, il campo Errore mostra una descrizione del/i motivo/i per cui la validazione è fallita.
In caso di fallimento della validazione automatica, se l’utente ha i privilegi adatti è possibile forzare la validità della nota agendo sul bottone “validazione dati”.
Il pulsante “Anteprima” permette di visualizzare e stampare le note di ogni documento.
Le informazioni per le quali viene effettuata la validazione sono:
· tipo Sponda;
· tipo Camion;
· Aspetto beni;
· Data Trasporto (giorni consegna e giorni chiusura).
La verifica viene eseguita tra i dati presenti sul documento nel dettaglio Trasporto e all’interno del Raggruppamento o codice Piano di Carico e le informazioni presenti sul dettaglio Note del documento.
Configurazione Documenti: Gestione note
Questa applicazione permette di definire le modalità di creazione ed inserimento delle note in funzione della generazione o inserimento dei documenti.
Descr. Tipo nota: Generica, Commerciale o Logistica.
Documento: tipo di documento al quale associare la nota.
Modalità creazione: Nessuna, Inserimento, Evasione;
· Nessuna: la nota non viene mai inserita per quel tipo di documento;
· Inserimento: la nota viene inserita sempre. Sia in caso di creazione del documento a causa di una evasione da altro documento sia a causa di un inserimento manuale.
· Evasione: la nota viene inserita nel documento specificato solo a seguito di evasione da altro documento. es. Evasione DDT e generazione Fattura: la nota presente nel DDT viene riportata nella Fattura, ma se la Fattura viene inserita direttamente quella nota non viene inserita.
Stampa: la nota viene stampata nel documento (i report standard prevedono la stampa di tutti i tipi di note).
Sicurezza: abilitazione Gestione note
I dati relativi alle note visualizzate, rispondono a un criterio di sicurezza sui dati, che in base ai permessi concessi all’utente, permette le operazioni o la visualizzazione per alcuni campi.
La tabella interessata alla sicurezza è Gestione note (psw_t_tiponota) e i campi interessati per la gestione della sicurezza sono:
· Descr. Tipo nota: Generica, Commerciale o Logistica.
· Profilo: codice corrispondente al profilo dell’utente (vedi tabella “Profili di accesso alle funzioni”)
· Amministratore: indica la possibilità di agire sul campo valida della nota; se attivo, l’utente con il profilo corrispondente può validare manualmente le note e visualizzare in anteprima e nel tooltip la descrizione della nota.
· Lettura: indica la possibilità di leggere il testo della nota; se è attivato il flag, l’utente può leggere il testo delle note in caso contrario, nel tooltip della tabella di visualizzazione, comparirà un avviso del tipo “… xxx …”, mentre nell’anteprima delle note la nota non verrà visualizzata.
Riepilogo Configurazione Note
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Amministratore |
Lettura |
Risultato |
|
Si |
Si |
Validazione note = Si Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico Anteprima = Si Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico/Tooltip = Si |
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Si |
No |
Validazione note = Si Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico Anteprima = Si Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico/Tooltip = Si |
|
No |
Si |
Validazione note = No Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico Anteprima = Si Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico/Tooltip = Si |
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No |
No |
Validazione note = No Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico Anteprima = No Visualizzazione note su Dettaglio Documento/Monitor Piani di Carico/Tooltip = No =XXXXX |