Emissione documenti

La funzione di Emissione esegue diverse operazioni sul documento che lo rendono “definitivo” e non più modificabile.

L’emissione provvede ad effettuare in ordine di sequenza le seguenti operazioni:

· Aggiungi voci libere;

· Ufficializza;

· Genera documento di trasferimento merce;

· Stampa;

· Crea allegati;

· Comunicazioni.

Aggiungi voci libere

Se la configurazione del documento lo prevede vengono aggiunte automaticamente le righe di voci libere configurate nel profilo Associa voci libere.

Ufficializza

Se sono configurati i profili appropriati, vengono aggiunte le voci libere relative al Co.Na.I., Spese trasporto, Esenzione bolli, Sconto merce.

Viene verificato l’eventuale importo minimo/massimo della condizione di pagamento.

Vengono calcolati i totali del documento, create le rate di pagamento, ed assegnato il numero di protocollo;

Genera documento di trasferimento merce

Se viene attivato il flag e l’operazione è configurata, viene generato il Documento di trasferimento merce.

Stampa

Viene generata la stampa o creato il file pdf del documento.

Crea allegati

Viene creato l’allegato digitale del documento (se configurato).

Comunicazioni

Qualora sia stato configurato un template, viene spedita una o più comunicazioni.

Un documento emesso ovvero con lo stato Ufficializzato non è più modificabile ed è disponibile per l’evasione cioè la generazione di altri documenti.

A seguito dell’Emissione lo stato del documento cambia a seconda della tipologia. Può diventare:

· Ufficializzato (es. DDT o fatture in valuta prima dell’assegnazione cambio);

· Pronto per contabilità (es. Fatture).

L’Emissione è eseguibile anche da funzioni presenti a menù.

Assegnazione numero di protocollo

L’assegnazione del numero ufficiale di un documento può essere:

· Automatica;

· Manuale.

L’attribuzione Automatica del numero provvede ad eseguire la lettura dell’ultimo numero utilizzato dal profilo Protocolli e assegnare il numero successivo. La data proposta è sempre quella di sistema (modificabile).Questo tipo di ufficializzazione, aggiorna il profilo Protocolli.

L’utilizzo dell’Ufficializzazione Manuale, assegna il numero e la data specificati senza effettuare alcun aggiornamento nel profilo Protocolli.

Per l’ufficializzazione Automatica viene verificato che:

· La data del protocollo da attribuire al documento non sia inferiore all’ultima data protocollo memorizzata nel profilo Protocolli;

Per entrambe le ufficializzazioni viene controllato che:

· La data del protocollo da attribuire al documento non sia inferiore alla data interna;

· Il numero protocollo da attribuire al documento non sia già presente;

· L’esercizio del documento corrisponda all’esercizio del protocollo.

Attenzione: in caso di Emissione/Ufficializzazione di un documento già provvisto di data e numero protocollo, l’elaborazione non esegue alcun controllo e/o aggiornamento di numerazione, viene modificato lo stato del documento mantenendo le informazioni presenti ed ignorati i dati proposti.

Rimuovi emissione

Il Rimuovi emissione prevede le seguenti opzioni:

· Mantieni protocollo per la riufficializzazione: viene rimosso lo stato ufficializzato ma rimane assegnato il numero di protocollo e la data originale.

· Cancella protocollo attuale: viene rimosso sia lo stato ufficializzato che numero e data di protocollo originale.

L’operazione può essere eseguita solo per documenti non ancora evasi o contabilizzati.