Allegati digitali e note

GL180Web consente la gestione degli allegati digitali; file di diverso formato possono venire associati agli archivi di anagrafiche, articoli di magazzino e documenti.

Gli allegati digitali si suddividono in:

· allegati associati dall’utente (qualsiasi formato e collegati a tutte le tipologie di tabelle per le quali è prevista la gestione);

· allegati generati automaticamente a seguito di determinate operazioni: in formato pdf solo da testa documento;

· allegati di tipo nota inseriti manualmente e/o creati automaticamente (Aggiornamento condizioni di Vendita e Acquisto, flag Registra modifiche).

Gli allegati appartenenti alla prima tipologia comprendono anche la seconda e la terza e possono essere consultati e gestiti da qualsiasi finestra di elenco e/o di ricerca;

Archivio	Consultazione / Gestione Allegati
Clienti	Elenco clienti Ricerca clienti Testa documento
Fornitori	Elenco fornitori Ricerca fornitori Testa documento
Anagrafica articolo	Elenco articoli Ricerca articoli Righe documento
Anagrafica articolo – Varianti	Elenco articoli Ricerca articoli
Commesse	Elenco commesse Ricerca commesse
Testa documento	Elenco documenti Dettaglio documenti
Righe documento	Elenco righe

La gestione completa degli allegati digitali è possibile solo per l’utente di tipo amministratore.

Tipologie di allegati

Questa funzione prevede la gestione anagrafica delle tipologie di allegati. Vengono definiti:

· i tipi di allegati e le loro caratteristiche;

· quali utenti possono visualizzare/gestire quali allegati;

· il livello di autorizzazione alla manutenzione degli allegati.

Tipologia di allegato e caratteristiche

L’utente-amministratore ha la facoltà gestire più tipi di allegati, Sipac si riserva l’utilizzo dei codici da 0 a 100; le caratteristiche anagrafiche di un allegato digitale sono le seguenti:

· Cod.tipo allegato: è il codice numerico identificativo dell’allegato;

· Tipo allegato: è la descrizione dell’allegato che compare all’utente;

· Modalità: natura dell’allegato; nota o file.

· Uso interno: informazione non gestita.

· Prefisso cartella: vedi documentazione tecnica

· Sigla: è la sigla con la quale viene identificato il tipo di allegato negli elenchi o nei dettagli di testa e/o righe

· Immagine: se presente, sostituisce la Sigla.

· Sig.errato: informazione non gestita.

· Immag.errato: informazione non gestita.

Associazione utente-allegato

Dopo la creazione delle varie tipologie è necessario associare l’allegato al profilo utente per il quale si intende visualizzare e/o gestire il file.

Selezionare l’allegato ed attivare i relativi profili nella tabella sottostante.

Autorizzazione manutenzione allegato

Nella tabella relativa ai “Profili associati” è possibile definire il livello di autorizzazione alla manutenzione dell’allegato.

L’attivazione del flag “Amministratore” consente la gestione totale degli allegati per quel profilo-utente-allegato; l’utente avrà la facoltà di inserire, eliminare, visualizzare. In caso contrario potrà solo visualizzare.

Abilitazione tabelle di database

Gli archivi per i quali possono venire gestiti gli allegati vengono stabiliti da Sipac, ma l’utente-amministratore può decidere se abilitarli o meno.

Le tabelle per le quali è consentita la gestione degli allegati sono:

· Aanagrafica articolo di magazzino (ana_art);

· Anagrafica articolo di magazzino- Anagrafica varianti (anaart_taglie);

· Anagrafica cliente (clienti );

· Anagrafica fornitori (fornitori);

· Anagrafica commesse (commesse);

· Testa documento (testa_doc);

· Righe documento (righe_doc).

Selezionare la tabella di riferimento ed attivare le tipologie di allegati per quell’archivio.

Consultazione allegati inseriti

Funzione non ancora disponibile.

Manutenzione guidata allegati

Questa applicazione consente di effettuare una manutenzione guidata sugli allegati di un determinato archivio indipendentemente dal profilo/utente dal quale vengono gestiti.

Dopo aver selezionato la tabella viene visualizzato un filtro coerente che permette di eseguire la gestione dei file allegati.

Configurazione allegati digitali

Configurazione Documenti Digitali

I documenti digitali sono allegati generati automaticamente a seguito dell’operazione di Emissione. Il report stampato viene archiviato in formato digitale di tipo pdf.

Questa tipologia di allegati è attivabile solo per le testate documento e solamente dopo aver attivato la tabella testa_doc. La digitalizzazione può essere eseguita solo per alcuni documenti gestiti, è necessario attivare il flag “Digitalizzabile”  presente nel profilo “Attivazione documenti ditta”.

Generazione allegati documenti

Questa funzione permette di generare gli allegati digitali senza eseguire l’emissione dei documenti.

La creazione dell’allegato avviene solo per i documenti che ne sono privi; non viene effettuata nessuna sostituzione di un eventuale documento digitale già collegato al documento.

Gestione allegati e note

L’attivazione degli allegati consente la gestione dei file e delle note. Negli elenchi degli archivi per i quali sono stati attivati o dal dettaglio diventa visibile il pulsante “Gestione degli allegati”.

Gestione note manuale

L’allegato di tipo nota permette di memorizzare delle note o descrizioni; tali informazioni possono essere suddivise per data di inserimento.

Per attivare la nota è necessario abilitare manualmente l’allegato nei singoli record per i quali si vuole gestire.

Gestione note automatica

Per gli archivi di tipo Cliente e Fornitore è possibile:

· generare automaticamente delle note contenenti le informazioni di Nuovo Listino e Nuovo Contratto e la data nella quale sono entrati in vigore;

· inserire un commento in corrispondenza dei campi Nuovo Listino e Nuovo Contratto e integrare tali dati con la descrizione automatica.

La creazione o l’integrazione viene eseguita dalla funzione Aggiornamento condizioni di Vendita e Acquisto, attivando il flag Registra modifiche. Questo tipo di elaborazione permette di creare una nota contenente il tipo di operazione eseguita, il nome del dato cambiato, la data di inizio e l’eventuale commento.

Attenzione:

· Lo spostamento dei commenti avviene sono nel caso in cui ci siano delle note automatiche da creare. Se non esistono note automatiche da generare, ovvero non è stato impostato un cambio listino/contratto con relativa data di inizio, le informazioni memorizzate rimangono all’interno del dettaglio del Cliente/Fornitore.

· In caso di generazione automatica non è necessario attivare manualmente il tipo di allegato Nota; l’operazione viene eseguita dalla funzione purché sia stata impostata la costante PSC_ATTACH con valore corrispondente al codice allegato da creare; nel database standard il valore (5) è configurato.