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Stato documenti

Lo stato dei documenti è vincolante al fine delle operazioni eseguibili sul documento stesso. I documenti possono assumere i seguenti stati:

·         Libero: tutti i documenti si trovano nello stato di Libero nel momento in cui vengono inseriti. Lo stato “Libero” è acquisibile anche a seguito del “Rimuovi emissione” del documento. E’ l’unico tipo di stato che permette la modifica del documento o la sua eliminazione.

·         Da stampare: sono documenti che hanno date e numero di protocollo assegnati ma con stato libero. (documenti per i quali è già stata fatta una stampa definitiva)

·         Ufficializzato: i documenti assumono automaticamente tale stato dopo aver eseguito l’operazione di stampa definitiva. (solo i documenti non contabilizzabili in prima nota o in valuta)

·         Pronto per contabilità: tale stato viene acquisito con la stampa definitiva se si tratta di documenti in valuta di competenza che prevedono la possibilità di essere contabilizzati in Prima nota. Per i documenti emessi in valuta viene acquisito dopo l’assegnazione del cambio.

·         Contabilizzato: possono assumere questo stato solo documenti che prevedono la possibilità di essere contabilizzati in Prima nota, dopo che è stata eseguita la funzione di “Contabilizzazione”. Generalmente si tratta di: Fatture, Fatture immediate, Note di accredito e Note di addebito emesse e ricevute.

Stato documenti

Operazioni eseguibili

Operazioni da eseguire per la modifica

Libero

Stampa di Prova (senza calcolo totali)

Stampa Definitiva

Evasione (solo Ordine e Conferma ordine)

Nessuna

Da stampare

Stampa di Prova (senza calcolo totali)

Stampa Definitiva

Evasione (solo Ordine e Conferma ordine)

Nessuna

Ufficializzato

(non evaso)

Stampa

Evasione

Modifica documento / Annulla stampa definitiva

Ufficializzato

(in evasione)

Stampa

Evasione

Cancellazione documenti generati

e

Modifica documento / Annulla stampa definitiva

Ufficializzato

(evaso)

Stampa

 

Cancellazione documenti generati

e

Modifica documento / Annulla stampa definitiva

Pronto per Contabilità

Stampa

Contabilizzazione

Creazione scadenze da documenti

Modifica documento / Annulla stampa definitiva

Eliminazione cambi x doc in valuta

Contabilizzato

Stampa

 

Annullamento registrazione in PN

Modifica documento / Annulla stampa definitiva

Eliminazione cambi

 

Altri stati documento:

·         Stato pagamento: Da pagare, Pag. parziale, Pagato. Lo stato di pagamento viene aggiornato a seguito della creazione della partita (da documenti o da prima nota) e successivo incasso o pagamento della stessa.

·         Stato riga: Aperto, Evaso, In evasione. Tale condizione deriva dalla lettura dello stato delle righe del documento; pertanto se in un documento è presente almeno una riga non evasa, la condizione di tale documento risulterà essere “In evasione”.

 

 

Stato Riga

Le righe di tipo Solo importo e Percentuale possono essere evase solo una volta, la riga descrittiva è sempre evadibile e le righe Articolo e Articolo manuale sono evadibili per la quantità di riga.

Tipo Riga

Stato possibile

Evasione

Articolo / Articolo Manuale

Aperto

-

 

In evasione

Parziale

 

Evaso

Totale

Solo importo / Perc.estesa / Perc limitata

Aperto

-

 

Evaso

Totale

Descrittiva

Aperto

-

 

Riepilogo modalità di evasione

I documenti possono essere evasi da testata documento tramite il menù Operazioni, funzione Evasione oppure tramite funzioni presenti a menù (Crea con filtro, Evasione per Spedizione, Creazione guidata).

 


 

 

Attenzione: i documenti ricevuti sono evadibili solo tramite le elaborazioni di tipo Creazione con filtro.


 

 

Riepilogo relazioni documenti

Ogni documento emesso o ricevuto a seconda della tipologia di appartenenza può generare altri documenti. A seguito della generazione viene creato un collegamento tra documento generante e generato.

Da un documento di tipo Cliente si può generare un documento di tipo Cliente; da un documento di tipo Fornitore si può generare un documento di tipo Fornitore; da un documento di tipo Interno si può generare un documento di tipo Interno o Fornitore.

Riepilogando:

Tipo documento generatore

Tipo documento generato

Documento Cliente

Documento Cliente

Documento Fornitore

Documento Fornitore

Documento Interno

Documento Interno

Documento Fornitore