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Stampa definitiva documenti

La stampa Definitiva, esegue diverse operazioni sul documento che lo rendono “non modificabile”.

 

 

 

 

Questa funzione provvede ad effettuare in ordine di sequenza le seguenti operazioni:

 

·         Aggiungi voci libere;

·         Ufficializza;

·         Genera documento di trasferimento merce;

·         Stampa;

·         Crea allegati;

·         Comunicazioni.

 

Aggiungi voci libere

Se la configurazione del documento lo prevede vengono aggiunte automaticamente le righe di voci libere configurate nel profilo Associa voci libere.

 

 

Ufficializza

Se sono configurati i profili appropriati, vengono aggiunte le voci libere relative al Co.Na.I., Spese trasporto, Esenzione bolli, Sconto merce.

Viene verificato l’eventuale importo minimo/massimo della condizione di pagamento.

Vengono calcolati i totali del documento, create le rate di pagamento, ed assegnato il numero di protocollo;

 

Genera documento di trasferimento merce

Se viene attivato il flag e l’operazione è configurata, viene generato il Documento di trasferimento merce.

 

Stampa

Viene generata la stampa o creato il file pdf del documento.

 

Crea allegati

Viene creato l’allegato digitale del documento (se configurato).

 

Comunicazioni

Qualora sia stato configurato un template, vengono spedite una o più comunicazioni.

 

Un documento emesso ovvero con lo stato Ufficializzato non è più modificabile ed è disponibile per l’evasione cioè la generazione di altri documenti.

 

A seguito della stampa definitiva lo stato del documento cambia a seconda della tipologia. Può diventare:

 

·         Ufficializzato (es. DDT o fatture in valuta prima dell’assegnazione cambio);

·         Pronto per contabilità (es. Fatture).

 

 

Assegnazione numero di protocollo

 

L’assegnazione del numero ufficiale di un documento può essere:

·         Automatica;

·         Manuale.

 

 

L’attribuzione Automatica del numero provvede ad eseguire la lettura dell’ultimo numero utilizzato dal profilo Protocolli e assegnare il numero successivo. La data proposta è sempre quella di sistema (modificabile). Questo tipo di ufficializzazione, aggiorna il profilo Protocolli.

 

L’utilizzo dell’Ufficializzazione Manuale, assegna il numero e la data specificati senza effettuare alcun aggiornamento nel profilo Protocolli.

 

 

Per l’ufficializzazione Automatica viene verificato che:

·         La data del protocollo da attribuire al documento non sia inferiore all’ultima data protocollo memorizzata nel profilo Protocolli;

 

Per entrambe le ufficializzazioni viene controllato che:

·         La data del protocollo da attribuire al documento non sia inferiore alla data interna;

·         Il numero protocollo da attribuire al documento non sia già presente;

·         L’esercizio del documento corrisponda all’esercizio del protocollo.

 

 

Attenzione: in caso di Stampa definitiva di un documento già provvisto di data e numero protocollo, l’elaborazione non esegue alcun controllo e/o aggiornamento di numerazione, viene modificato lo stato del documento mantenendo le informazioni presenti ed ignorati i dati proposti.

 

 

Modifica di un documento Stampato in definitivo

La Modifica di un documento già stampato in definitivo prevede le seguenti opzioni:

 

·         Mantieni protocollo: viene rimosso lo stato ufficializzato ma rimane assegnato il numero di protocollo e la data originale. Lo stato del documento diventa “Da Stampare”.

·         Cancella protocollo: viene rimosso sia lo stato che numero e data di protocollo. Lo stato del documento diventa “Libero”.

 

L’operazione può essere eseguita solo per documenti non ancora evasi o contabilizzati.