Sales force Agente

La gestione dell'inserimento ordini da parte dell’agente può avvenire in due modi:

 

·         terminale mobile,  es. tablet pc;

·         da un portale agenti.

 

Questi strumenti permettono di aumentare le prestazioni commerciali dell’agente.

 

L’azienda pubblica i dati (cataloghi, contratti, clienti, listini, immagini ecc.), e l’utente-agente tramite un collegamento ad Internet scarica i dati sul proprio terminale oppure sul proprio portale e li lavora creando gli Ordini.

 

Quando gli Ordini sono pronti vengono inviati alla sede e resi disponibili agli utenti interni.

 

 

 

 

 

Attenzione:

Funzioni non previste nel portale agente:

·         gestione S.S.C.;

·         stampa pagamenti.

Funzioni previste nel portale agente e non presenti nel tablet pc:

·         inserimento cliente;

·         consultazione rubrica;

·         stampa statistiche.

 

Aggiornamento con i dati dalla Sede

Questa procedura permette all’utente di verificare se esistono aggiornamenti spediti dalla sede e di aggiornare i dai sul terminale mobile o nel portale.

 

Pulsante Verifica: controlla se ci sono aggiornamenti inviati dalla sede e li scarica sul computer ma non li applica. (in (caso di utilizzo della procedura windows su tablet pc, vendono scaricati dei file .zip)

 

Pulsante Applica/Aggiorna: applica l’aggiornamento dei dati.

 

La sede può decidere di inviare un aggiornamento di dati oppure un ripristino, l’operatività dell’agente è la stessa in entrambe i casi. Quello che cambia è il risultato delle informazioni utilizzabili nella compilazione degli ordini.

 

 

Gestione Clienti

L’agente ha la possibilità di predisporre un elenco di coppie cliente+destinazione che dovrà visitare.

 

 

Tablet pc

Nella lista soprastante ci sono le coppie disponibili, in quella sottostante le coppie previste per la visita con un ordine di visita decrescente. La compilazione dell’elenco avviene tramite i tasti Assegna/Libera.

L’elenco delle anagrafiche disponibili può essere filtrato per Categoria (vedi list box categoria)

 

L’ordine può essere variato con i bottoni Su/Giù che vanno ad incrementare o decrementare il numero di sequenza assegnato alla coppia.

 

 

Portale

L’agente che utilizza il portale, a differenza dell’agente che si serve del tablet pc, ha la possibilità di inserire clienti nuovi che verranno aggiornati direttamente sul gestionale poiché è il gestionale stesso che determina la codifica delle nuove anagrafiche inserite.

 

Il portale agenti dialoga con il gestionale tramite un web service. Questo consente agli utenti interni di avere le anagrafiche clienti aggiornate in tempo reale.

 

I clienti vengono suddivisi in due etichette Da Visitare e Da Non Visitare.

In entrambe le visualizzazioni è possibile modificare l’ordinamento marcando la riga interessata e utilizzando i pulsanti Sposta su/Sposta giù.

Il pulsante Libera, sposta il cliente nell’etichetta non in selezione.

 

Crea nuovo cliente

La creazione di un nuovo cliente è vincolata alla selezione di un modello dal quale copiare alcune informazioni necessarie alla configurazione del cliente. Nel nuovo cliente vengono copiati tutti i dati presenti nel prototipo tranne:

 

·         Riferimento Piano dei Conti;

·         Banche del cliente;

·         Note per documenti;

·         Raggruppamenti fatturazione;

·         Dettaglio CONAI;

·         Note;

·         Agenti e dettaglio provvigioni.

 

Qualora non vengano specificate tutte le informazioni, i campi mancanti vengono contrassegnati da * al momento dell’inserimento; il cliente viene memorizzato solo dopo che tutti i dati obbligatori sono stati compilati.

 

Il campo IBAN non è obbligatorio in caso di pagamento Rimessa Diretta.

 

Gestione Ordine

La funzione che permette all’agente di creare gli ordini clienti è composta dalle seguenti pagine:

 

·         Cliente

·         Intestazione

·         Dettaglio

·         S.S.C.

 

L’accesso a queste pagine avviene in modo gerarchico. La prima fase, sia in caso di creazione di un nuovo documento,  che di selezione di un documento esistente, è quella di selezionare il Cliente di riferimento; successivamente è possibile l’accesso ai dati di Intestazione e quindi ai dati di Dettaglio o alla gestione S.S.C..

 

Attenzione: l’inserimento di righe articolo contrassegnate da PR comporta, in fase di importazione dei documenti dalla sede, la creazione di un documento di tipo Prenotazione.

 

Cliente

Questa pagina contiene l’elenco dei clienti associati all’agente; l’impostazione predefinita prevede la visualizzazione dell’elenco dei clienti “Da visitare” ma l’agente può modificare temporaneamente tale filtro.

 

Da questa etichetta l’agente può:

 

·         Inserire un nuovo Ordine

·         Consultare / Modificare un Ordine esistente e non ancora inviato alla sede

·         Consultare un Ordine esistente e già inviato alla sede

·         Inserire un nuovo Ordine di un Nuovo Cliente

·         Consultare / Modificare un Ordine esistente relativo ad un Nuovo cliente e non ancora inviato alla sede

·         Visualizzare il riepilogo degli Ordini/Prenotazioni ancora da spedire

·         Visualizzare la situazione Pagamenti di un Cliente

 

Attenzione: l’inserimento, variazione e consultazione avvengono con le stesse modalità anche per documenti di tipo OFFERTA e RESO.

 

Gli elementi che compongono la pagina sono:

 

Da visitare: Si. Sono i clienti contrassegnati come Destinazioni merce da visitare dall’agente.

Da visitare: No. Sono i clienti associati all’agente non marcati come Destinazioni merce da visitare.

Da visitare: Nuovo Cliente. Sono clienti di tipo Modello SalesForce definiti dalla sede. I clienti prototipo vengono utilizzati per la creazione di un documento ad un nuovo cliente o per un cliente la cui destinazione non esiste ancora.

 

Situazione: contiene il numero totale di documenti compilati e “spedibili” alla sede, il numero totale di documenti per i quali non esistono ancora righe e che quindi devono essere completati. Il pulsante Dettaglio situazione visualizza il riepilogo delle Destinazioni merce e relativi importi.

Ogni volta che viene fatto un Invio dati alla sede, il contatore degli ordini da spedire viene azzerato.

 

Consulta/modifica documento: permette di visualizzare i documenti esistenti. Scegliendo questa opzione viene  selezionato l’ultimo documento inserito o spedito. I documenti spediti non sono più modificabili e sono contraddistinti da una X anteposta al tipo e numero di documento.

 

Nuovo documento: contiene la lista dei documenti che l’agente può creare. Selezionando questa opzione, viene richiesta conferma del tipo di operazione che si sta eseguendo, in modo da  evidenziare all’utente che è in fase di inserimento di un nuovo documento. I documenti che l’agente può creare sono Proposta Ordine, Offerta, Reso. Tali documenti vengono creati con data del giorno.  Agli ordini viene assegnato un numero ufficiale attribuito in automatico e progressivo per anno che viene memorizzato in un file esterno (numerazioni.xml). La testata del documento viene salvata automaticamente nel momento dell’inserimento.

 

Pagamenti: contiene l’elenco dei clienti dell’agente che hanno partite aperte associate. Viene preselezionato il cliente interessato e mostrati i dati con una visualizzazione simile alla consultazione di un file PDF. Il bottone si attiva solo se ci sono pagamenti associati a quel cliente.

 

Esci: riporta al menù principale e salva gli inserimenti/modifiche effettuate al documento (testa e righe).

 

 

Intestazione

Questa pagina contiene le informazioni di testata del documento.

Gli elementi che compongono la pagina sono:

 

Documento: contiene i riferimenti di numero, data interna di creazione e data indicativa di consegna della merce.

 

Intestatario/Destinatario merce: Intestatario documento, Destinatario merce ed indirizzo di destinazione.

 

Totali: vengono riepilogati i totali del documento.

Tot. minimo: memorizzato in anagrafica cliente oppure nella tabella Costanti;

Tot. prenotato: importo totale del documento al netto degli sconti riferito alle righe articolo “prenotabili” (PR);

Tot. Ordine: importo totale del documento al netto degli sconti di tutte le righe documento.

 

Condizioni: contiene le condizioni di vendita della coppia Intestatario/Destinatario merce. Alcuni di questi elementi sono modificabili dall’agente:  Pagamento, Sc.generico, Sc.generico 2  (gli sconti vengono comunque riproposti al cambio del pagamento). La variazione di almeno uno di tali dati scatena una modifica su tutte le righe del documento, con relativo aggiornamento dei valori.

 Il cambiamento viene evidenziato dallo sfondo rosso dei campi variati, mantenendo in grigio i dati originali.

 

Attenzione: listino prezzi e sconti sono determinati dalla proposta presente nell’intestatario documento. Il contratto cliente ed agente vengono prelevati, se presenti, dal Destinatario merce; diversamente viene letto il contratto Cliente presente nell’Intestatario documento e il contratto Agente definito dalla proposta Provvigioni dell’Intestatario.

Se all’interno del contratto cliente esistono delle proposte alternative di listini hanno la precedenza rispetto al tipo di  proposta presente nell’Intestatario documento.

 

Note: ad ogni documento è possibile associare un file contente delle note scritte manualmente dall’agente.

Se un file note è già stato creato per il documento in selezione, compare un’icona ed una dicitura che ne segnalano la presenza.

 

Salva: salva le modifiche effettuate ai dati di testata e di riga del documento.

 

Elimina: cancella il documento.

 

Stampa: viene eseguita l’anteprima di stampa del documento dalla quale è possibile effettuare la stampa.

 

Dettaglio

Questa pagina contiene le informazioni che determinano il corpo del documento.

Gli elementi che compongono la pagina sono:

 

Elenco articoli: contiene l’elenco degli articoli utilizzabili dall’agente per quel Intestatario/Destinatario merce.

Gli articoli vendibili sono quelli contenuti nel Contratto Agente (se il contratto è di tipo Bloccante) o del Listino prezzi cliente. Se un articolo non è presente in nessun listino prezzi (di nessun cliente/nessun agente) l’articolo non viene mandato al tablet.

 

Per ogni articolo sono visualizzati diversi dati suddivisi in colonne:

1.     Colonna senza titolo: la colonna può contenere “ S ” se esistono delle scale prezzi o sconti per quantità; oppure “ P ” se l’articolo è in promozione.

2.     Colonna senza titolo: SSC scritto in verde e SSC scritto in rosso. Identifica gli articoli che appartengono ad una Scala Sconti Combinata: verde se soddisfa tutti i criteri e viene applicato un ulteriore sconto, rosso in caso contrario.

3.     Colonna senza titolo: la colonna può contenere “PR” per gli articoli con una Data Prenotazione che andranno a creare un documento distinto di tipo Prenotazione una volta importato l’ordine dalla sede.

4.     Articolo:  codice articolo.

5.     V.: codice variante articolo.

6.     Descr.riga: descrizione dell’articolo o della variante.

7.     Quantità: quantità ordinata.

8.     Prezzo: prezzo di listino.

9.     Importo val.: importo totale al netto degli sconti.

10.   Colonna senza titolo: può contenere  *, ovvero contrassegna la riga come “Non certificata”. Si tratta di articoli i cui valori di Quantità, Prezzo, Sconti, non sono conformi ai valori proposti secondo le condizioni di vendita del cliente.

11.   Dt.ult.Acq.: ultima data di acquisto dell’articolo.

12.   Prenotabile: è la data dalla quale è l’articolo è prenotabile. Viene assegnata in anagrafica articolo ad articoli nuovi che non sono ancora presenti in magazzino o che necessitano di tempo prima che venga riassortito il magazzino sede.

13.   Cod. Barre: codice a barre articolo di tipo 0 (zero).

 

Tutte le colonne sono ordinabili dall’utente con un doppio click sul titolo di colonna.

 

Filtro articoli

Nella parte inferiore della pagina sono presente una serie di radio button che permettono il filtro degli articoli da visualizzare in base all’iniziale della descrizione dell’articolo. Ulteriori filtri possono essere eseguiti sulle colonne sottostanti che sono relative a Gruppo, Gruppo2, Gruppo3 e Stagionalità.

I gruppi possono lavorare in cascata secondo la configurazione stabilita dalla sede.

 

 

Filtro tipo riga

I filtri sono impostati di default su Tutto, ovvero non viene eseguito nessun tipo di filtro sulle righe; eccezione è il filtro relativo al Contratto che nel caso in cui sia presente in anagrafica del cliente provvede a visualizzare solo gli articoli contenuti nel contratto dell’agente per il cliente/destinazione merce in lavorazione.

 

Vengono considerati i contratti con qualsiasi tipologia di controllo: Nessuno/Avviso/Bloccante.

 

 

 

 

Altri dati di input

 

Apribile: indica se l’articolo è vendibile per quantità diversa dalla qauantità per confezione.

Tipo di input della quantità: può avvenire per Pallet, Confezioni o Quantità o pulsanti di incrementano/decrementano  quantità.

Logica sconto: contiene la tipologia di sconto da applicare alla riga (S per Scala Sconti Normale o SSC per Scala Sconti Combianata). Il parametro è definito da una costante ed è modificabile dall’utente.

Cancella riga: elimina la quantità dell’articolo e riporta a zero i valori di prezzo e sconti.

Pulsante € : visualizza le liste di sconto o prezzi per quantità.

Prezzo:  prezzo di listino, modificabile dall’agente.

Prezzo: prezzo al netto degli sconti, non modificabile.

Prezzo: prezzo totale di riga al netto degli sconti (equivale ad Importo val. Presenti in colonna)

Prezzo: prezzo originale di listino, non modificabile.

Pulsante SSC: visualizzato solo in caso di appartenenza dell’articolo ad una Scala Sconti Combinata. Consente la gestione di tutta la Scala Sconti.

Pulsante Statistiche: contiene i dati statistici dell’articolo riferiti all’esercizio in corso.

Sconti: sconti applicati alla riga articolo. Sono tutti modificabili dall’agente tranne lo sconto assegnato in base alla Scala Sconti.

Ripristina filtri/ordinamenti: riassegna alla riga le condizioni di vendita iniziali e ripristina i filtri sugli articoli.

 

Attenzione: la parte della pagina relativa all’input o alla modifica dei dati non viene visualizzata quando l’articolo non è vendibile dall’agente; in tal caso al posto dei pulsanti e dei campi compare la segnalazione “Articolo non vendibile al cliente”.

Se l’articolo non è vendibile dall’agente e il controllo del contratto è di tipo Avviso, i pulsanti di input vengono mostrati e compare una segnalazione con lo sfondo giallo.

 

Note: ad ogni documento è possibile associare un file contente delle note scritte manualmente dall’agente.

 

Immagine: si attiva quando l’articolo ha una o più immagini associate (vedi Associazione Immagini articoli)

 

Salva: salva le modifiche effettuate ai dati di testata e di riga del documento.

 

Attenzione: se l’articolo ha la gestione delle varianti e il flag Listino per variante non è attivo la scala sconti presente nella variante zero viene visualizzata ed utilizzata per tutte le varianti dell’articolo.

Se l’articolo è dettagliato per varianti ed il flag Listino per variante è attivo, viene visualizzata la scala sconti propria di ogni variante. Verificare i listini prezzi e sconti generati prima della versione 8210 relativi ad articoli con attivo il flag Listino per variante: prima di tale versione per le varianti prive di una propria Scala Sconti veniva sempre utilizzata la Scala Sconti della variante zero.

S.S.C.

Questa pagina contiene le Scale Sconti Combinate vendibili al cliente. Nella parte inferiore sono contenuti le SSC disponibili e nella parte superiore le SSC utilizzate.

I pulsanti a lato delle due sezioni ne permettono la gestione.

 

Le SSC valide, ovvero quelle per le quali vengono rispettate tutte le condizioni per l’applicazione di un ulteriore sconto, sono contraddistinte dal colore verde a lato della colonna contenente il codice SSC. Lo sfondo verde evidenzia il punteggio raggiunto e lo sconto applicato.

 

Le SSC non valide, sono caratterizzate dal colore rosso a lato della colonna contenente il codice SSC..

 

Nelle finestre attivate dalla gestione SSC possono comparire le seguenti segnalazioni:

 

ARTICOLO DISABILITATO (manca la descrizione articolo): si tratta di articoli disabilitati in anagrafica ma che sono inclusi nella SSC.

 

ARTICOLO NON DISPONIBILE (con descrizione articolo): l’articolo non è incluso nel contratto dell’agente e il contratto è bloccante oppure non è presente nel listino ma è  incluso nelle SSC.

 

Un articolo può essere Disabilitato e Non disponibile, in tal caso compare solo “Articolo disabilitato”.

 

Gestione Sconti

Negli ordini compilati dagli agenti esiste la possibilità di gestire due sconti in testata del documento e cinque nelle righe. Gli sconti associati al tipo di pagamento vengono caricati in testata dell’ordine e sono collegati alla causale di pagamento.

 

I cinque sconti di riga sono collegati al listino sconti, listino sconti articolo o listino sconti cliente.

 

La gestione degli sconti di pagamento dipende dalla configurazione definita dalla sede.

 

·         Sconto generico e Sconto generico2 prevalgono, se presenti, rispetto a Sconto4 e Sconto5 di listino.

·         Sconto generico e Sconto generico2 vengono sommati, se presenti, a Sconto4 e Sconto5 di listino.

 

 

Esempio:

 

Cliente Rossi Mario sconti associati al pagamento: 4,40 e 5,20

Il listino sconti Rossi Mario prevede i seguenti sconti per tutti gli articoli:

1,30 + 2,54 + 3,26 + 0,50 + 0,85

Alcuni articoli hanno uno sconto particolare:

articolo:011C sconti 4,40 + 3,00 + 2,18 + 0,15 + 1,42

articolo:011D sconti 1,00 + 2,25 + 3,45 + 2,35 + 6,00

 

Risultati – configurazione sconti pagamento prevalente rispetto a sconti listino:

 

L’ordine compilato dall’agente per il cliente Rossi Mario risulta riportare i seguenti valori:

articolo:001A sconti 1,30 + 2,54 + 3,26 + 4,40 + 5,20

articolo:011C sconti 4,40 + 3,00 + 2,18 + 4,40 + 5,20

articolo:010E sconti 1,30 + 2,54 + 3,26 + 4,40 + 5,20

articolo:011D sconti 1,00 + 2,25 + 3,45 + 4,40 + 5,20

 

Risultati – configurazione sconti pagamento sommati a sconti di listino:

 

L’ordine compilato dall’agente per il cliente Rossi Mario risulta riportare i seguenti valori:

articolo:001A sconti 1,30 + 2,54 + 3,26 + 4,90 + 6,05

articolo:011C sconti 4,40 + 3,00 + 2,18 + 4,55 + 6,62

articolo:010E sconti 1,30 + 2,54 + 3,26 + 4,90 + 6,05

articolo:011D sconti 1,00 + 2,25 + 3,45 + 6,75 + 6,85

 

 

 

Invio Dati alla Sede

Questa funzione invia i documenti preparati dall’agente e le note alla Sede sotto forma di file compresso. Gli ordini inviati rimangono sul PC per consultazione e non possono essere modificati o rispediti.

 

Situazione Pagamenti

L’elenco presenta i clienti dell’agente che hanno partite aperte associate. Qualora si attivi la finestra dalla “Gestione Ordine”, viene preselezionato il cliente interessato.

La visualizzazione è simile alla consultazione di un file PDF.

 

Sequenza Operatività

La sequenza dell’operatività da parte dell’agente può essere così sintetizzata:

 

1.     Aggiornamento dei dati inviati dalla sede;

2.     Gestione clienti: preparazione lista dei clienti da visitare ed eventuale sequenza;

3.     Gestione ordine: compilazione dell’’ordine;

4.     Invio dati alla sede: quando l’agente decide, anche dopo ogni compilazione ordine o a fine giornata;

5.     Situazione pagamenti: in qualsiasi momento per consultare la situazione dei pagamenti clienti. Nella lista compaiono solamente i clienti che hanno delle partite ancora aperte.