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Gestione Protocolli (Numerazione ufficiale)

 

 

 

La funzione di emissione documenti, tra le altre operazioni, provvede ad assegnare il numero ufficiale al documento. Il numero e la data utilizzati vengono aggiornati nel profilo Protocolli.

 

L’assegnazione del numero è sequenziale, per effettuare un assegnazione diversa utilizzare la funzione di emissione Manuale.

 

Con entrambe le assegnazioni non è possibile associare un protocollo già esistente o con data inferiore alla data interna del documento. L’assegnazione Manuale non prevede l’aggiornamento del numero e ultima data protocollo.

 

Il numero di protocollo assegnato ad un documento ha sempre un legame con il tipo di registro, e l’attività svolta dall’azienda.

 

L’attività svolta dall’azienda viene assegnata in fase avviamento, ogni azienda può avere associate più attività; la liquidazione IVA periodica può essere eseguita per singola attività oppure per tutte le attività.

 

Ad ogni attività vengono associati i registri. Le tipologie di registro sono:

 

·         Nessuno;

·         Vendite;

·         Acquisti;

·         Corrispettivi;

·         Bolle;

·         Ordini;

·         Sospensioni IVA (non gestito);

·         Altro.

 

Il protocollo associato ad un documento è composto da un registro e da una sequenza per quel registro; son previsti due caratteri alfanumerici per il registro, uno per la sequenza e cinque per il numero del documento.

 

Protocollo:

Registro

Sequenza

Numero documento

Protocollo

XX

X

00000

XX X 00000

 

E’ possibile definire più protocolli per ogni registro o più sequenze per lo stesso registro.

 

 

Attenzione: i protocolli devono essere attivati per ogni esercizio.

 

 

Nella gestione dei protocolli i profili coinvolti sono:

·         Attività svolte dalle aziende;

·         Registri delle aziende;

·         Esercizi;

·         Protocolli.

 

 

Esempio di numerazione protocolli con sequenze diverse per lo stesso registro:

Tipologia registro

Registro

Sequenza

Descrizione

Vendite

V0

0

Fatture Clienti

 

V0

1

Note accredito Clienti

 

V0

2

Note addebito Clienti

 

Dati i seguenti documenti:

Protocollo

Data

Documento

V0 0 00001

15/06/2011

Fatture Clienti

V0 1 00001

15/06/2011

Note accredito Clienti

V0 0 00002

16/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00003

17/06/2011

Fatture Clienti

V0 2 00001

18/06/2011

Note addebito Clienti

V0 0 00004

18/06/2011

Fatture Clienti

V0 1 00002

18/06/2011

Note accredito Clienti

V0 1 00003

19/06/2011

Note accredito Clienti

 

Il registro IVA Vendite V0 riporta i documenti con la seguente sequenza:

Protocollo

Data

Documento

V0 0 00001

15/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00002

16/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00003

17/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00004

18/06/2011

Fatture Clienti

V0 1 00001

15/06/2011

Note accredito Clienti

V0 1 00002

18/06/2011

Note accredito Clienti

V0 1 00003

19/06/2011

Note accredito Clienti

V0 2 00001

18/06/2011

Note addebito Clienti

 


 

Esempio di numerazione protocolli con registri diversi:

Tipologia registro

Registro

Sequenza

Descrizione

Vendite

V0

0

Fatture Clienti

 

V2

0

Note accredito Clienti

 

V3

0

Note addebito Clienti

 

Dati i seguenti documenti:

Protocollo

Data

Documento

V0 0 00001

15/06/2011

Fatture Clienti

V2 0 00001

15/06/2011

Note accredito Clienti

V0 0 00002

16/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00003

17/06/2011

Fatture Clienti

V3 0 00001

18/06/2011

Note addebito Clienti

V0 0 00004

18/06/2011

Fatture Clienti

V2 0 00002

18/06/2011

Note accredito Clienti

V2 0 00003

19/06/2011

Note accredito Clienti

 

Il registro IVA Vendite V0 riporta i documenti con la seguente sequenza:

Protocollo

Data

Documento

V0 0 00001

15/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00002

16/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00003

17/06/2011

Fatture Clienti

V0 0 00004

18/06/2011

Fatture Clienti

 

Il registro IVA Vendite V2 riporta i documenti con la seguente sequenza:

Protocollo

Data

Documento

V2 0 00001

15/06/2011

Note accredito Clienti

V2 0 00002

18/06/2011

Note accredito Clienti

V2 0 00003

19/06/2011

Note accredito Clienti

 

Il registro IVA Vendite V3 riporta i documenti con la seguente sequenza:

Protocollo

Data

Documento

V3 0 00001

18/06/2011

Note addebito Clienti

 

 

 


 

Stampa controllo protocolli

Questa funzione consente di controllare la correttezza dei protocolli utilizzati.

 

Viene verificata la successione dei numeri di protocollo assegnati ai documenti o utilizzati nelle registrazioni di prima nota .

 

Archivi utilizzati per il controllo:

Registro

Controllo da Prima Nota

Controllo da Documenti

Vendite

Si

Si

Acquisti

Si

Si

Corrispettivi

Si

-

Sospensioni  IVA

Si

-

Bolle

-

Si

Ordini

-

Si

Altro

-

Si

 

 

 

 

I controlli eseguiti dalla stampa sono:

 

·         Data. Segnalazione “Data non valida” se il numero è successivo rispetto ad una data precedente;

·         Numero Protocollo. Segnalazione “Protocollo mancante”;

·         Numero Protocollo. Segnalazione “Primo Protocollo”;

·         Numero Protocollo. Segnalazione “Ultimo Protocollo”.

 

 

Protocolli presenti e segnalazioni possibili:

Data

Numero

Segnalazione

02/01/2011

00 0 00001

Primo protocollo

03/01/2011

00 0 00002

-

04/01/2011

00 0 00003

-

02/01/2011

00 0 00004

Data non valida

 

00 0 00005 - 00 0 00008

Protocollo mancante

06/01/2011

00 0 00009

-

07/01/2011

00 0 00010

-

08/01/2011

00 0 00011

-

09/01/2011

00 0 00012

Ultimo protocollo