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Comunicazioni GL180

La gestione Notifiche consente di spedire in modo automatico delle comunicazioni aziendali ad utenti GL180 interni ed esterni e a Clienti/Fornitori/Agenti/Vettori.

 

E’ possibile inviare note che scaturiscono dal verificarsi di determinati eventi, inoltrare documenti fiscali (DDT, Fatture) o file presenti nel gestionale quali ad esempio immagini di articoli, schede tecniche ecc.

 

Gestione Notifiche GL180

Le comunicazioni vengono create ed inviate automaticamente al verificarsi di un determinato evento oppure possono semplicemente essere generate e spedite in un secondo momento da un utente GL180 o ancora create manualmente e successivamente inviate.

 

E’ altresì possibile che un utente esterno (Agente o B2B) spedisca dei messaggi on-line a degli utenti interni GL180 e viceversa.

 

 

 

 


 

Archivi coinvolti

Gli archivi interessati per la gestione delle comunicazioni sono i seguenti:

 

·         Responsabili e relativi Indirizzi presenti nelle Anagrafiche (Nominativi, Clienti, Fornitori, Agenti, Vettori);

·         Documenti;

·         Template notifiche;

·         Utenti GL180.

 

Configurazione notifiche

Gli eventi che generano comunicazioni appartengono ad una delle seguenti tipologie:

 

·         Generica: riferito ad eventi saltuari creati per un invio manuale della notifica;

·         Documento: relativo ad elaborazioni generate da documenti;

·         B2B: inerente ad operazioni eseguite da un utente B2B o dall’amministratore B2B;

·         B2C: associato ad operazioni eseguite da un utente B2C;

·         SF, Sale Force: riguarda elaborazioni collegate alla gestione Sale Force.

 

Ad ognuna di queste categorie possono essere associati più eventi come da tabella.

 

Tipologia

Evento

Storicizza

Generica

Postalizzazione generica

Documento

Eliminazione documento (funzione non attiva)

 

Emissione documento

x

 

Evasione documento (funzione non attiva)

 

 

Inserimento documento

 

 

Postalizzazione documenti

x

 

Riemissione documento

x

 

Rimozione emissione documento

x

B2B

Assegnazione utente amministratore B2B

 

 

Attivazione cliente B2B

 

 

Attivazione utente B2B

 

 

Cambio password utente B2B

 

 

Cambio responsabile associato a utente B2B

 

 

Disattivazione cliente B2B

 

 

Disattivazione utente B2B

 

B2C

Nessun evento gestito

 

SF

Nessun evento gestito

 

 

 

Per ciascuno di questi eventi è necessario creare il relativo modello di notifica ovvero un template.

Ogni comunicazione creata a partire da uno dei sopracitati eventi può essere “storicizzata”; nel database standard di GL180 viene mantenuto lo storico corrispondente agli aventi contrassegnati. Per maggiori dettagli vedere la documentazione tecnica della tabella “Eventi”.


Ogni evento può avere collegati più template come da esempio.

 

 

 

 

 

In questo caso, l’evento collegato all’emissione della fattura genera l’invio di:

 

·         Una email contenete il file pdf del documento al responsabile amministrativo del cliente intestatario e la conferma di lettura della comunicazione;

·         Un sms al responsabile finanziario dell’azienda per avvisarlo che la fattura è stata emessa e spedita al cliente e per informarlo sull’entità dell’importo da incassare relativamene a quel documento. In questo caso non viene richiesta la conferma di lettura del messaggio;

·         Un fax all’agente contenente l’importo totale del documento emesso senza conferma di lettura.

 

 


Template notifiche

La funzione Manutenzione Template Notifiche permette la gestione di tutte le operazioni relative ai template di notifica:

 

·         Nuovo template;

·         Modifica template;

·         Elimina template;

·         Duplica template.

Nuovo template – Modifica template

Per completezza di informazioni contenute si fa riferimento ai dati contenuti nel template concernente i documenti.

 

Descrizione template: è la descrizione del tipo di template da associare all’evento. Non viene visualizzata in nessuna pagina gestita dall’utente.

Tipo invio: Automatico quando simultaneamente alla generazione della notifica la comunicazione viene anche spedita; Manuale se l’invio viene eseguito da un utente.

Disabilita: permette di sospendere la generazione e l’invio delle comunicazioni relative al template. Nella versione standard tutti i template sono disabilitati.

Dettaglio lingue: contiene i campi per la traduzione in lingua dei template.

Oggetto template: è la descrizione che compare nell’oggetto delle email inviate.

Testo notifica: la descrizione della comunicazione che compare nel Monitor delle comunicazioni e nei Documenti etichetta Comunicazioni.

Parametro: è la lista delle informazioni disponibili contenute nei documenti e utilizzabili nel testo della notifica. L’elenco dei parametri visualizzati è legato al tipo di evento.

Cod. Tipo allegato: permette di stabilire quali sono i tipi di file che possono venire allegati alla comunicazione inviata. L’elenco visualizzato comprende tutti i tipi di allegati gestibili anche se non attivati per i rispettivi archivi.

Cod.evento: gli eventi che possono generare una comunicazione sono quelli reperibili da questa lista.

Tipo doc.: in questo elenco è possibile definire quali sono i documenti la cui generazione dell’evento crea la notifica. Nel caso in cui venga selezionato il documento non vengono abilitate le colonne Cod.nat.docu, cli/for, relazione.

Cod. Nat.doc.: più generico rispetto alla lista precedente poichè permette di selezionare la tipologia di documento che crea la comunicazione.

Cli/For: definisce se il documento è interno (nessuno) oppure relativo a cliente/fornitore.

Relazione: specifica il tipo di relazione rispetto alla natura del documento.

 

Spedizione notifica

Mail, online, sms, fax: modalità di invio della notifica. (fax non gestito)

Cod.Identità to: utente di GL180 al quale inviare il messaggio online.

N.B.: online è una modalità di invio notifiche che riguarda solo gli utenti GL180. E’ possibile inviare delle comunicazioni ad utenti iterni GL180 oppure ad utenti esterni (es. B2B). Il messaggio online viene segnalato nella stessa area di notifica dei processi (in basso a destra del monitor); per distinguerlo dai processo di elaborazione viene utilizzato uno sfondo giallo.

 

Spedizione notifica per conoscenza

Permette di definire la forma di invio e i destinatari (utenti GL180) della comunicazione in modalità “per conoscenza”.

 

Conferma notifica

Conf. Lettura: permette di monitorare la lettura della comunicazione in relazione al destinatario della notifica qualora la modalità di invio sia email o sms. Nel caso in cui il flag sia attivo, le comunicazioni e gli eventuali allegati non vengono spediti al destinatario ma viene inviato un link con codice univoco il cui accesso permette di visualizzare in un’area specifica i dati della notifica.

Il collegamento a questo link permette di registrare data e l’ora del primo accesso ed il numero di accessi totale.

 

Dettaglio Template Documento

Email intesta, destina merce., destina doc,  agente, vettore: vengono definiti quali dei riferimenti presenti sui documenti diventano destinatari della notifica.

Area intest. Area destina.merce, area destina doc..: specifica il settore di riferimento da considerare per l’invio della notifica. Il settore viene specificato nel dettaglio indirizzi ed è legato al responsabile; un settore può raggruppare diversi responsabili anche appartenenti ad indirizzi diversi.

Flag digitalizza: permette di allegare il documento digitale anche se non è specificato tra quelli della lista (finestra precedente).

Eliminazione

La cancellazione di un template non comporta l’eliminazione delle comunicazioni create sia per quelle già inviate che per quelle generate ma non ancora spedite.


 

Duplicazione

Consente di creare un nuovo template copiandolo da uno già esistente.

Configurazione dati Utente

Ogni utente può visualizzare e gestire le proprie notifiche, l’utente amministratore ha la facoltà di visualizzare e gestire le notifiche di tutti gli utenti.

Le comunicazioni inviate ad utenti interni GL180 vengono segnalate nella stessa area di notifica dei processi (in basso a destra del monitor); per distinguerle dai processi di elaborazione viene utilizzato uno sfondo giallo.

Anche dopo la loro lettura, le notifiche online sono disponibili e reperibili selezionando l’apposita icona Messaggi in alto a destra.

 

Informazioni reperite dall’anagrafica

Nell’archivio anagrafico sono presenti gli indirizzi di riferimento ed i responsabili nei quali vengono definite le modalità di invio delle comunicazioni: email, sms, fax o online. I numeri di telefono per sms o fax devono essere memorizzati nel formato +39NNN... Senza caratteri di separazione quali trattini o spazi. Il riferimento per l’invio degli sms è il numero presente nel campo “Cellulare”.

 

Invio notifiche manuali generiche

E’ possibile spedire delle comunicazioni generiche ovvero non legate al verificarsi di un determinato evento di GL180.

 

Per questo tipo di invio è preselezionato un template di tipo “Notifica generica”.

L’utente ha la possibilità di definire modalità di invio, destinatari, oggetto e testo.

 

Gli indirizzi email ed i numeri di cellulari sono reperibili dalla apposite finestre di inserimento dati.

 

Il flag Abilita selezione template: permette di reperire le informazioni impostate su un determinato template ed utilizzarle nella generazione di una notifica manuale.

 

Invio notifiche manuali

Gli eventi che generano delle comunicazioni il cui invio non è automatico vengono spedite tramite questa applicazione.

 

 

Notifiche particolari: Postalizzazione

La postalizzazione è una elaborazione non legata al verificarsi di un “normale evento” di gestione come l’inserimento dei documenti o la loro emissione, è l’evento stesso. L’utente può decidere di effettuare una postalizzazione legata ai documenti oppure una postalizzazione generica.

 

La postalizzazione documenti avviene solo per documenti che sono stati emessi. L’operazione può essere eseguita una sola volta, nel caso in cui sia necessario rieseguire la postalizzazione, è sufficiente marcare il flag “forza postalizzazione”.

 

Nel dettaglio commerciale dell’anagrafica cliente/fornitore è presente il flag “Stampa Postalizzazione” che permette di specificare se con l’evento di postalizzazione oltre all’invio dell’email, deve essere anche stampato o creato il pdf del documento; questo consente ad esempio, di inviare con email la fattura ai clienti che lo richiedono e spedire il cartaceo con posta tradizionale ai clienti che non hanno attivato questo servizio.

 

Monitor notifiche

Contiene tutte le notifiche relative all’utente che le ha generate.

 

E’ possibile visualizzare il testo completo della notifica nonchè gli allegati ad essa associati, i destinatari esterni della comunicazione e il numero di letture da parte di questi ultimi.

 

E’ altresì possibile visualizzare i destinatari utenti-GL180 sia interni che esterni (B2B).


 

Documenti - Comunicazioni

Tra i dati di testata dei documenti esiste una sezione Comunicazioni nella quale è possibile visualizzare (oltre che nel Monitor) le notifiche collegate ad ogni documento. Le comunicazioni generate vengono memorizzate solamente nel caso in cui l’evento che le genera preveda la storicizzazione della notifica.

 

Invio manuale da documenti

Ogni documento ha a disposizione dal menù Operazioni selezionabile dall’etichette Comunicazioni una funzione di Invio manuale.

 

Per questo tipo di invio è preselezionato un template di tipo “Invio Documento GL180”.

 

Questa operazione consente di inviare una comunicazione generica e di associarla al documento in selezione.

 

E’ inoltre possibile reperire le informazioni impostate su un determinato template (selezionare il template dall’elenco) ed utilizzarle nella generazione di una notifica manuale.