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Comunicazione dati Fatture Emesse e Ricevute - Spesometro obbligatorio

L’art. 4, comma 1, del D.L. n. 193/2016 ha modificato l’art. 21 del D.L. n. 78/2010, sostituendo il cd. “spesometro” con una nuova comunicazione dei dati delle fatture emesse e ricevute avente periodicità trimestrale, anziché annuale.

Il secondo comma dell’art. 21 del D.L. n. 78/2010 prevede che la comunicazione dei dati dovrà avvenire in modalità analitica (quindi i dati di ogni singola fattura, nota di accredito ecc.).

 

Per l’anno 2017 l’adempimento sarà semestrale rispettando le seguenti scadenze:

Primo Semestre 2017

Secondo Semestre 2017

28 settembre 2017

28 febbraio 2018

-> prorogato al 06 aprile 2018

 

Per gli anni successivi è possibile optare per l’invio semestrale oppure trimestrale.

 

Le operazioni rilevanti ai fini Iva, Imponibili, non imponibili ed esenti da includere nella comunicazione telematica vengono reperite dalle righe IVA delle registrazioni di prima nota e dalle anagrafiche clienti/fornitori.

 

I dati da trasmettere, per ciascun documento, sono:

-       Dati identificativi delle parti, denominazione, indirizzo, ecc. (Invio facoltativo dal 2° semestre 2017)

-       Dati anagrafici del rappresentante fiscale o della stabile organizzazione, se presenti in fattura. (informazione gestita manualmente direttamente nelle righe della comunicazione per Naz Rapp fisc. e Cod Rapp Fiscale.)

-       Dati identificativi del documento (data, numero e tipologia)

-       Dati del riepilogo Iva e Natura dell’aliquota (senza esclusione di aliquote).

Non vanno invece comunicati i dati del corpo della fattura.

 

Le informazioni da inviare dovranno essere contenute in file distinti a seconda del tipo di dato da tramettere: Fatture emesse, Fatture ricevute, documenti da annullare.

Ogni singolo file non può contenere più di 1000 record e ogni record di testa non deve contenere più di 1000 righe.

 

Ciò significa, ad esempio, che il file xml relativo alle fatture emesse non può contenere più di 1000 clienti e per ogni cliente possono essere indicati al massimo 1000 documenti. Se il cliente ha più di 1000 documenti può essere creato all’interno dello stesso file, un nuovo record per il medesimo cliente contenente il residuo dei documenti.

 

Qualora il limite del numero di clienti/fornitori venga superato, il processo di creazione della comunicazione di Gl180 segnala il raggiungimento del valore massimo, non esegue l’operazione, e propone il codice cliente/fornitore da utilizzare per una generazione parziale.

 

Flusso operazioni

 

Configurazioni

Anagrafica azienda: inserire Codice fiscale dichiarante e Tipo carica (IVA, Dati comunicazione). Dopo aver associato tali informazioni è necessario eseguire Ricarica dati sistema.

 

Nazioni: associare la sigla prevista dalla codifica standard ISO-3166 (due caratteri) nel campo Cod. ISO 3166-1 alpha2/Sg. Nazione 2. Attivare il flag Regime fiscale CEE per le nazioni appartenenti alla Comunità Economica Europea (Italia inclusa).

 

Causali prima nota: assegnare il tipo Fatturazione elettronica oppure il flag No comunicazione fatture per i movimenti IVA che devono essere esclusi dalla comunicazione (es. autofatture reverse charge, autofatture Intrastat, Scheda carburante ecc.).

 

Tipo fattura elettronica

Descrizione

Codice

Fattura

TD01

Nota di credito

TD04

Nota di debito

TD05

Fattura acquisto intraUE di beni

TD10

Fattura acquisto intraUE di servizi

TD11

Fattura semplificata

TD07

Nota di credito semplificata

TD08

Documento riepilogativo (art.6, DPR 695/1996)

TD12

 

Attenzione: in caso di causale di prima nota associata al tipo di documento TD12, nei dati da inviare all’Agenzia delle Entrate non vengono riportati, qualora ve ne fossero di specificati, i dati di Partita IVA e Codice Fiscale.

Non è possibile utilizzare lo stesso fornitore “Riepilogativo” con movimenti misti TD12 e TD01, TD04 ecc.; in tal caso la procedura non esegue l’operazione di creazione della comunicazione e segnala l’anomalia.

 

Causali IVA: associare la Natura IVA alle causali che non prevedono il calcolo dell’IVA (tipo articolo); unica eccezione per le aliquote utilizzate nelle registrazioni di Reverse charge per le quali è ammessa la natura IVA N6. Il tipo di natura IVA (da N1 a N7) deve essere reperito tra quelli presenti.

 

 

Natura IVA

Tipologia di operazione

Causale campo natura

Escluse

N1 escluse (es. ex artt. 2, 3, 5, 13,15, del DPR n. 633/72)

Non soggette 

N2 non soggette (es. ex art.7-bis, 7-ter, 7-quater, 7- quinquies, ecc. del DPR n. 633/72)

Non imponibili 

N3 non imponibile (es. ex artt.8, 8-bis, 9, 71, 72, del DPR n. 633/72 e artt.41 e 58 del D.L. n. 331/793)

Esenti  

N4 esente (ex art.10 del DPR n.633/72)

Soggette al regime del margine

N5 regime del margine per i beni usati /editoria/ agenzie di viaggio e turismo

Soggette a inversione contabile/reverse charge

N6 inversione contabile (“reverse charge”) (es. ex art.74 commi 7 e 8, art.17, commi 2 e 6 del DPR n. 633/72, artt.38 e 40 del D.L. n. 331/93) 

Soggette a modalità speciali di
determinazione/assolvimento dell’Iva

N7 IVA assolta in altro Stato UE (vendite a distanza sopra la soglia, commercio elettronico diretto verso privati)

 


 

Controlli preliminari

Gli archivi da verificare prima di generare la comunicazione dei dati IVA sono quelli inerenti alle anagrafiche clienti/fornitori. Poiché non è stato rilasciato nessun programma di controllo da parte dell’Agenzia delle Entrate, si raccomanda di porre attenzione alle seguenti informazioni:

·         Ragione sociale;

·         Nome, cognome;

·         Natura: Giuridica, Persona fisica, Privato;

·         Codice Fiscale, Partita IVA e Partita IVA CEE (errati o mancanti);

·         Dati indirizzo;

·         Nazione.

 

L’operazione di verifica dei dati per anagrafiche movimentate nel periodo viene supportata dalle seguenti applicazioni:

·         Controlla Codice Fiscale e Partita IVA. Controllare mancanti, nulli ed errati;

·         Manutenzione Clienti per Spesometro;

·         Manutenzione Fornitori per Spesometro.

 

 

Sequenza operazioni

·         Configurazioni varie;

·         Verifica Anagrafica Clienti/Fornitori;

·         Creazione Comunicazione Fatture emesse/ricevute;

Controllare gli importi e i dati riepilogati nel log del processo (Info applicazione): Imponibile, Imposta, Totale IVA N1, N2 ecc. con i valori riportati nella liquidazione IVA;

·         Elenco movimenti prima nota con importi “0” zero (da inserire manualmente);

·         Stampa controllo prima nota: “mese esigibilità diverso da mese registrazione”. (verificare in quale Comunicazione includere il movimento, eventualmente aggiungerlo manualmente dal movimento di prima nota)

·         Esclusione di eventuali movimenti di prima nota apponendo il flag No Comunicazione Fatture;

·         Eventuale manutenzione dati (es. cancellazione fornitore Scheda carburanti) oppure sui campi presenti nelle varie colonne;

·         Generazione file;

·         Scarica file;

·         Firma o sigillo del file;

·         Invio file;

·         Verifica accettazione comunicazioni;

·         Cambio stato comunicazione: Inviata.

 

 

Comunicazione Fatture Emesse e Ricevute - Generazione

La generazione del file può essere eseguita per Semestre o Trimestre; ad ogni comunicazione l’utente può assegnare una descrizione, in alternativa viene assegnata una descrizione dalla procedura composta dalla tipologia di informazioni contenute e dal periodo es.:

·         Fatture ricevute Semestre 1;

·         Fatture emesse 2° Trimestre da codice 101 a codice 1162.

 

L’attivazione del flag Crea comunicazione vuota consente di generare le informazioni di testata della comunicazione e di completare manualmente le informazioni.

“Includi dati anagrafici” permette di generare il file xml comprendendo anche le informazioni anagrafiche dei soggetti coinvolti diventate opzionali dal secondo semestre 2017.


·          

Note particolari sui dati dell’anagrafica cliente/fornitore indicati nella Comunicazione

In caso di natura Persona Fisica e Privato, vengono prelevate le informazioni di Nome e Cognome; diversamente viene riportata solo la Ragione sociale.

L’indirizzo indicato è sempre Residenza-Sede.

Se presenti vengono prelevati i dati di Codice Fiscale, Partita IVA e Partita IVA CEE.

Nel file da trasmettere queste ultime informazioni vengono filtrate in base alla nazione associata all’anagrafica.

Nazione

Campo indicato nel file

Controlli eseguiti

Italia

Codice Fiscale e Partita IVA

Lunghezza Codice Fiscale 11-16

Lunghezza Partita IVA 11

Nazione CEE

Partita IVA CEE

-

Nazione extra CEE

Codice Fiscale

-


Note particolari relative ai movimenti di prima nota.

Nella comunicazione vengono incluse tutte le operazioni associate alle causali di prima nota (con gestione IVA) definite dall’utente; le registrazioni incluse sono tutte quelle che non hanno lo stato di Inviato, ovvero che non sono mai state incluse in una Comunicazione documenti. Non ha rilevanza la condizione di stampato sui registri IVA, sul libro giornale o nella liquidazione IVA.

Lo stato di “Inviata” viene assegnato nel momento in cui la registrazione viene inclusa nella comunicazione, indipendentemente dal fatto che il file sia stato generato e “realmente” firmato ed inviato.

 

Dai movimenti di prima nota è possibile aggiungere singole registrazioni che sono state cancellate a seguito di una generazione “completa” oppure che sono state aggiunte successivamente alla creazione della comunicazione.

Esempio

Le registrazioni della dogana sono state fatte tutte con un unico fornitore “dogana” ma le dogane sono diverse.

1-     Comunicazione fatture ricevute: cancellare il record relativo al fornitore generico “Dogana”;

2-     Inserire in anagrafica fornitori le varie dogane;

3-     Selezionare le singole registrazione di prima nota e per ognuna scegliere: Operazioni, Aggiungi a Comunicazione Fatture, specificare il fornitore Dogana di competenza e selezionare il progressivo comunicazione al quale aggiungere il movimento.

Oppure

1-     Comunicazione fatture ricevute: cancellare il record relativo al fornitore generico “Dogana”;

2-     Selezionare le singole registrazione di prima nota e per ognuna scegliere: Operazioni, Aggiungi a Comunicazione Fatture, specificare il fornitore estero di competenza e selezionare il progressivo comunicazione al quale aggiungere il movimento.

 

Attenzione: nel caso in cui vengano indicati i fornitori “Dogana” è necessario assegnare Nazione “OO” e partita IVA “99999999999” (unidici 9).

Integrazione: dalla versione 11000 Service Pack 3 è stata introdotta la possibilità di assegnare il fornitore estero ad ogni singola registrazione della Bolla doganale. L’assegnazione è possibile previa attivazione del flag “Bolla doganale” nella causale utilizzata per inserire il documento rilasciato dalla dogana. In questo modo non sarà più necessario procedere alla gestione manuale dei documenti relativi alla dogana in quanto le registrazioni conterranno tutti i dati indispensabili per essere riportati nella Comunicazione delle fatture emesse e ricevute.

 

altre note:

-       E’ possibile escludere una singola registrazione di prima nota dalla Comunicazione attivando il flag “no comunicazione fatture” presente nel dettaglio comportamento del movimento contabile.

-       In caso di presenza di movimenti di tipo TD12 e altri tipi es. TD01, la generazione della comunicazione viene bloccata poiché si suppone che la tipologia TD12 sia esclusiva di un solo fornitore di “tipo generico”.

Note particolari relative alle Comunicazioni fatture emesse e ricevute

Dopo aver eseguito l’invio dei file xml della comunicazione ed averne verificato l’avvenuta consegna, l’utente può modificare lo stato della comunicazione fatture emesse o fatture ricevute tramite il pulsante “Invia file”.

Operazioni che modificano lo stato della comunicazione sono:

·         attivare il flag “imposta solo lo stato inviato” se la modalità di invio è manuale;

·         selezionare il file e confermare se la spedizione dei dati avviene tramite l’utilizzo di web services.

 

Le Comunicazioni con stato “Inviato” non sono modificabili e non sono altresì possibili integrazioni manuali a partire dai movimenti di prima nota.

 

CAMBIO NUMERO PROGRESSIVO FILE: E’ possibile cambiare il progressivo di invio del file tramite l’apposita funzione presente in Operazioni, “Associa nuovo prog. Invio”; nel caso in cui il file sia presente come allegato è necessario eliminarlo, lanciare Associa nuovo prog. Invio e ri-generare il file.


 

 

Altre note particolari

 

Movimenti riportati nella comunicazione

·         Note accredito vengono portate con importi positivi (l’inversione segni sulla causale moltiplica l’importo per -1).

·         Note accredito con le righe IVA positive vengono riportate con importi negativi.

·         Fatture o Note addebito registrate con il segno negativo vengono indicate con il segno negativo.

 

Per i documenti cancellati dalla comunicazione viene ripristinato lo stato del movimento di prima nota togliendo “Inviata”.

Nel caso in cui venga modificata o cancellata una riga IVA dalla comunicazione, lo stato rimane “inviata”.

 

I documenti e/o clienti/fornitori cancellati da una comunicazione possono essere aggiunti alla stessa a partire dalle singole registrazioni di prima nota oppure possono essere oggetto di una nuova comunicazione.

 

Per le registrazioni di prima nota con IVA solo imposta (omaggi) viene riportato sia il valore dell’imponibile che il valore dell’imposta. Lo stesso vale per le registrazioni con IVA Split payment, viene riportato sia il valore dell’imponibile che il valore dell’imposta.

 

L’informazione sulla percentuale della detraibilità dell’IVA viene visualizzata nelle righe della comunicazione ma essendo un dato opzionale non viene riportata nel file da inviare all’Agenzia delle Entrate.

 

I movimenti con valore zero (es. fatture con stessi importi in negativo e positivo che annullano il totale documento) non vengono riportati; tali registrazioni devono essere inserite manualmente nella comunicazione.

Per individuare eventuali documenti con totale zero è possibile procedere con:

·         Stampa controllo prima nota: opzione “Importo uguale a”, impostare “0” zero;

·         Prima nota: Elenco. Aprire Filtro ed impostare “Importo”, impostare “0” zero.

Controllo esigibilità registrazioni. Eseguire la Stampa controllo prima nota: “mese esigibilità diverso da mese registrazione” per verificare in quale Comunicazione includere il movimento. L’utente ha la possibilità di aggiungere la registrazione manualmente a partire dal movimento di prima nota.


 

Segnalazioni ed errori

Segnalazione

Campo controllato

Tipo di controllo

Errore bloccante

Specificare la Nazione per il Cliente/Fornitore YYYYY

Nazione

Manca Nazione su Indirizzo Residenza-Sede

SI

Esiste almeno un altro cliente/fornitore con codice fiscale (00000000000) o partita IVA (11111111111)

uguali al cliente/fornitore 1000 YYYYY con almeno uno di questi dati diversi (Cod.Fiscale, Partita IVA,Nazione)

Codice fiscale  Partita IVA

Nazione

Solo clienti/fornitori Italia

Si

Specificare Nome Cognome della persona fisica

Nome, Cognome

Natura: persona fisica

Si

Specificare la sigla cod. iso 3166-1 alpha2 corrispondente alla sigla nazione 'XX'

Nazione2/ iso 3166-1 alpha2

Manca il codice

Si

La sigla cod. iso 3166-1 alpha2 'XX' corrispondente alla sigla nazione 'XX' deve essere di 2 caratteri

Nazione2/ iso 3166-1 alpha2

Il codice assegnato deve essere di due caratteri

Si

Specificare Codice Fiscale o Partita IVA per il cliente/fornitore YYYYYY

Codice fiscale

Partita IVA

 

Solo clienti/fornitori Italia

Mancano entrambe

Si

Codice Fiscale xxx non valido

per il cliente/fornitore 1000 YYYYYYYY

Codice Fiscale

Solo clienti/fornitori Italia

Lunghezza Codice Fiscale errata

(11-16)

SI

Partita IVA xxx non valida

per il cliente/fornitore 1000 YYYYYYYY

Partita IVA

Solo clienti/fornitori Italia

Lunghezza Partita IVA errata

(11)

Si

Specificare Codice Fiscale per il cliente/fornitore YYYYYY

Codice fiscale

 

Solo clienti/fornitori extra CEE

Manca codice fiscale

Si

Specificare codice iva CEE per il cliente 1000 YYYYYYYY

Partita IVA cee

Solo clienti/fornitori CEE

Manca partita IVA cee per cliente con nazione cee

Si

La causale XXXXX non ha il tipo Fatturazione elettronica associata

Fatturazione elettronica

Manca associazione con il tipo fattura elettronica

Si

Esistono causali IVA utilizzate nel periodo a cui non è stata associata la Natura

Natura

Causali IVA con % a zero senza natura IVA

Si

Controllare i dati del cliente/fornitore

Es. CAP

Controllare campo (es. lunghezza)

Si

Registrazione n. xx del xx/xx/xx del fornitore YYYYY ha un tipo documento cee ma non è un fornitore cee

Nazione fornitore

Tipo documento fattura elettronica

Informazioni discordanti

Si

Il fornitore YYYYY non può essere usato contemporaneamente sia per documenti riepilogativi e altre tipologie di documenti

Tipo documento fattura elettronica

Eventuale fornitore riepilogativo deve essere usato solo per movimenti di tipo TD12

Si

 

 

IMPORTANTE: CONTROLLARE per clienti/fornitori Persona fisica e Privati le informazioni scritte nei campi nome e cognome poiché tali dati saranno inclusi nel file da trasmettere; eventualmente procedere alla cancellazione o correzione di queste informazioni direttamente nelle righe della comunicazione in modo da lasciare i dati originali in anagrafica.